Découvrez tout ce qu’il y à savoir sur les calendriers Outlook !

Il y a quelques temps je discutais avec un ami, qui exerce la noble profession de chargé d’affaires, dans le domaine de l’agencement si vous voulez tout savoir, et celui-ci me confiait ses doutes profonds quant à son organisation professionnelle.

Beaucoup de choses à se souvenir et une petite mémoire ne font généralement pas bon ménage et bien qu’il ait de très bonnes idées, il se trouvait fort démuni lorsqu’il devait les mettre en pratique, n’ayant pas, à sa connaissance d’outils adaptés.

« Que nenni ! » lui répondis-je, « il y a un outil que tu utilises déjà et qui, avec deux trois explications, pourrait bien t’être d’une aide salutaire ! ». Je parlais, bien entendu, de MS Outlook, mais je suis sûr que vous l’aviez deviné.

Cela pouvant être utile à d’autre j’entreprends alors de vous livrer ces premières explications, voici donc une transcription plus ou moins fidèle de ce dont nous avons parlé.

Microsoft Outlook permet, entre autres, de gérer son calendrier, ou ses calendriers devrais-je dire, ce serait plus juste. Commençons donc par le commencement .

Le paramétrage des calendriers :

Accéder au menu de paramétrage : Fichier / Option / Calendrier.

Ce qui vous emmène dans ce menu où vous trouverez tout plein d’options pour rendre votre calendrier unique et pratique à utiliser.

Parce que tout passer en revue serait un poil rébarbatif je ne vais parler que des options de personnalisation que je juge les plus utiles. Hé oui, c’est injuste pour les autres options, mais bon…

Horaire de travail

Le concept de semaine de travail ne recouvre pas la même réalité pour tout le monde, aussi Microsoft Outlook permet une personnalisation d’une semaine type de travail.

Options du Calendrier

Vous travaillez avec des partenaires à l’étranger et vous ne savez jamais quels sont leurs jours fériés ?

Vous trouverez ici la possibilité de rajouter dans votre calendrier les jours fériés venant de pays lointains, et même du vôtre.

La suppression des jours fériés n’est pas réellement « user friendly » comme on dit en bon français :

Dans l’onglet affichage, sélectionner Changer l’affichage et ensuite Liste. Il ne vous reste plus qu’à supprimer les jours dont vous ne voulez plus (clic droit / supprimer.).

Il ne restera donc plus qu’à régler la question du décalage horaire…et encore une fois Microsoft Outlook pense à tout !

Fuseau horaire

Ajouter jusqu’à deux fuseaux horaires à vos calendriers, et arrêtez une bonne fois pour toute de planifier des réunions au beau milieu de la nuit pour vos partenaires !

Nous avons maintenant un calendrier qui correspond à nos horaires de travail, grâce auquel on ne loupera plus un seul jour férié, et grâce auquel on peut rapidement savoir quelle heure il est à Hong Kong.

En revanche on n’a pas vraiment avancé sur la question de l’organisation de l’ami évoqué plus haut. Chose à laquelle je m’en vais remédier de ce pas.

Son problème était simple, il voulait utiliser une boite d’Eisenhower pour prioriser ses tâches. Même si je suis sûr que vous connaissez le principe, je vous explique rapidement de quoi il en retourne pour ceux qui n’auraient pas suivi.

La boite d’Eisenhower consiste à classer ses tâches à accomplir en 4 catégories :

 

1

Tâches importantes et urgentes

Tâches à exécuter immédiatement et soi-même

2

Tâches importantes mais peu urgentes

Tâches à planifier et exécuter soi-même

3

Tâches urgentes mais peu importantes

Tâches à déléguer

4

Tâches peu urgentes et peu importantes

Tâches à effectuer un jour

Le problème est simple, la solution le sera aussi ! Nous allons créer 4 calendriers différents dans Outlook qui seront affiché superposés.

Dans Calendrier   /Onglet Dossier / Nouveau calendrier

Nous obtenons alors cette boite de dialogue nous demandant un nom et emplacement d’enregistrement.

Puisque nous créons des calendriers assurez vous que le champ « Contenu du dossier » soit « Element Calendrier »

Après avoir consciencieusement fourni les informations à la boite de dialogue cliquer sur OK.

Nous venons donc, en toute logique de créer un… dossier…étonnant non ?

Pas de panique cependant, pour créer un calendrier (pour de vrai ce coup-ci…) on recommence la procédure en sélectionnant le dossier créé précédemment.

A l’avenir, vous pourrez mettre vos calendriers dans ce même dossier.

Nous obtenons quelque chose ressemblant à ceci :

Et pour finir, parce qu’il faut bien finir, on superpose les calendriers par un clic droit sur chaque calendrier à superposer et on sélectionne « Superposition »

Si les couleurs choquent votre sens de l’esthétisme, sachez qu’elles sont modifiables. Elles ne sont certes pas pléthoriques mais ont le mérite d’exister. (Clic droit sur le calendrier / Couleurs / laisser s’exprimer votre créativité).

Vous conviendrez que cela ne facilite pas vraiment la lecture, arrangeons cela :

Premièrement, regroupons les calendriers Eisenhower dans un seul groupe :

Un clic droit sur « Mes calendriers », sélectionner « nouveau groupe de calendrier » et attribuer un nom à ce nouveau groupe.

Glisser-déposer vos calendriers dans le nouveau groupe.

Quant au reste de la soirée, elle fut agréable, raisonnablement arrosée, et la discussion n’a plus eu de rapport avec Outlook.

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